راهنمای کامل خرید فایل و کمد اداری، قبل از خرید بخوانید

یکی از مهمترین قسمت هایی که در تمام محیط های اداری و شرکت ها وجود دارد فایل و کمد اداری است یا در بعضی موارد کابینت ها برای محیط های اداری نقش مشابهی را دارند. فایل و کمد اداری باعث می شود که شما یک فضای مناسب برای قرار دادن پرونده ها و اسناد و مدارک داشته باشید.

شاید بگویید با پیشرفت تکنولوژی کاغذبازی کمتر شده است. اما باز هم در معتبرترین شرکت ها به علت احتمال خراب شدن سرور ها و مشکلات تکنولوژی های جدید اسناد و برگه های مهم و همچنین پرونده ها به صورت کاغذی نگهداری می شوند تا در مواقع اضطراری بتوانند از آنها استفاده کنند.

قسمت فایل و کمدهای اداری نقشه بسیار مهمی در نگهداری این گونه وسایل دارد و سعی می شود ساختار آنها به گونه‌ای باشد که آسیبی به این پرونده ها و برگه های با اهمیت وارد نشود. ممکن است فایل ها و کمد ها از جنس فلزی یا ام دی اف باشد که در ابعاد مختلف در اتاق های مشخص یا حتی در کنار میز کار شما قرار داده شود.

این فایل ها و کمد ها به علت تقاضای بالا دارای تنوع زیادی در طرح و رنگ و جنس می باشند و شما با توجه به دکوراسیون محیط کار خود می توانید در مورد مناسب خود را انتخاب و خریداری کنید.

در بین انواع مختلف فایل ها و کمد های اداری که طراحی و ساخته شده اند، مدل هایی وجود دارد که قابل جابه جایی هستند و شما میتوانید هنگام جابه جایی پرونده ها و نیاز افراد به آنها زحمت حمل پرونده های سنگین و اوراق تعداد بالا را کم کنید و کل فایل را یکجا جابه‌جا کنید.

فایل سه کشویی

در بعضی از فایل ها و کمد ها سه کشو در کنار یک میز قرار دارد که دیگر قفسه جدا برای فایل ها در نظر نمی‌گیرند. این کشو ها می توانند جای خوبی برای لوازم کارمندان اداری باشد تا بتوانند به راحتی هر بار که به این ابزار نیاز داشتند به آن دسترسی داشته باشند.

فایل ها و کمد های بایگانی در انواع مختلف عمودی و افقی طراحی شده اند که شما در صورت نیاز به هر کدام از آنها بتوانید به خوبی از آنها بهره ببرید. اگر بخواهیم به صورت کلی یک تعریف از فایل اداری داشته باشیم می‌توانیم بگوییم که فایل های اداری یک سیستم هستند که مدارک و نقشه ها را ثبت و سازماندهی می کنند.

اگر سیستم بایگانی شلوغ و به هم ریخته در یک شرکت یا اداره وجود داشته باشد بازده مورد نیاز به وجود نخواهد آمد و زمان و انرژی زیادی از کارمندان گرفته می شود. یکی از اهداف وجود فایل ها این است که هنگام نیاز به یک مدرک بتوانید به سرعت و بدون معطلی به مدرک مورد نیاز دست پیدا کنید.

پس علاوه بر خرید یک نمونه مناسب چیدمان آن نیز اهمیت بسیار زیادی دارد. کتابخانه های اداری نیز در دسته فایل ها و کمد های اداری قرار می گیرد. برای گذاشتن کتاب‌ها و مجلات مختلف مرتبط یا غیر مرتبط با حوزه فعالیت اداره و شرکت قرار داده می شود.

همانطور که اشاره کردیم چیدمان اسناد در این فایل ها و کمد ها نیازمند یکسری عواملی است که باید رعایت شود. یکی از روش های جالبی که می‌توانید برای بایگانی کردن پرونده ها در محیط های اداری به کارگیرید استفاده از پوشه های حلق‌آویز رنگی میباشد. یعنی مشخص کنید که هر رنگ از پوشه ها برای کدام اسناد و مدارک است تا هر موقع نیاز داشتید به سرعت به آن دسترسی پیدا کنید.

مثلا در پوشه های زرد اطلاعات فایل های مشتری ها را نگهداری کنید و در پوشه های آبی اطلاعات مالی و بازاریابی ها در پوشه های قرمز قرار دهید. می خواهیم بگوییم که شما با قرارداد روی رنگ ها و اسناد مختلف و در کنار آن استفاده از فایل ها و کمد های اداری می توانید محیط اداری و کاری بهتر و کارآمدتری داشته باشید.